מדוע עסקים קטנים ובינוניים צריכים לעבוד עם מערכת ERP לניהול שרשרת אספקה
מאת דולב זוהר מהנדסת תעשייה וניהול עם 20 שנות ניסיון בחברות ישראליות, בתאגידים בינלאומיים ובמערכת הביטחון
הטכנולוגיה המתפתחת בקצב מואץ מביאה איתה בשורות מרחיקות לכת גם לעולמות של ניהול שרשרת אספקה בארגונים קטנים ובינוניים וגם לתעשיות מסורתיות.
לקוחות מחפשים, מלבד מוצר איכותי, שירות, ומוכנים לשלם יותר, לפעמים על אותו המוצר בדיוק, בתמורה לשירות איכותי.
איכות השירות נקבעת ע"י עמידה בלוחות זמנים, מינימום טעויות וגמישות במתן פתרונות ללקוח ולשם כך נדרשת שרשרת אספקה חזקה.
גם בארגונים ותיקים ובחברות משפחתיות ישנה הבנה כי המפתח להצלחה בשיפור השירות ללקוח הוא מערכת לניהול שרשרת אספקה דיגיטלית ובחלקה גם אוטומטית.
האתגרים העיקריים עבור עסקים קטנים ובינוניים הם:
- שימור ידע ארגוני – ידע הוא כח, וידע ארגוני הוא אחד מנכסי הארגון.
ארגון שבו הידע נמצא אצל העובדים: אקסלים, תהליכים בע"פ, הגדרה לא נכונה של מוצרים ומק"טים כך שהמחסנאי שרק הוא מכיר את המוצרים, או נהג שרק הוא מכיר את "הכניסה הסודית" לאתר הלקוח או מנהלת החשבונות שרק היא יודעת להפיק תעודות ללקוח, הופכים להיות מוקד ידע בארגון. הארגון התלוי בעובדיו ובקיבולת שלהם.
לא רק שהידע אצלם וקשה להסתדר בלעדיהם, אלא שגם תהליך הכשרה של עובד חדש הוא מסורבל ותלוי ברצונו הטוב של העובד הוותיק. - תהליך קבלת החלטות – מערכת המידע מהווה כלי תומך החלטה. בהינתן תמונה אמינה של המצב בעסק, ניתן לגזור משמעויות ולקבל החלטות.
למשל: המלצות לרכש. כדי לקבל החלטה כמה ומתי להזמין, נדרש לדעת מהי התחזית למכירות, כמה מלאי יש, כמה הזמנות רכש פתוחות יש וכמה הזמנות לקוחות יש.
ההמלצה המתקבלת הינה כלי תומך החלטה, מאחר וההחלטה אם להזמין או לא תלויה גם בתזרים המזומנים.
כדי שאפשר יהיה לדון בשאלה מה כדאי להזמין עכשיו, צריך קודם כל לסמוך על ההמלצה שהתקבלה מהמערכת, וזאת ניתן לעשות רק כשהנתונים במערכת אמינים.
כדי שהנתונים יהיו אמינים צריכה להיות זרימה של מידע החל מתהליך הרכש ועד האספקה ללקוח. - ניצול לא יעיל של מערכת המידע – שימוש חלקי במערכת, בין אם במודולים הקיימים ובין אם בממשקים קיימים שאינם מנוצלים.
- פיתוחים שאינם מדויקים או מיותרים – הנובעים מהגדרות לא נכונות, תהליכי אוף-ליין שאינם נכונים וניסיון להטמיע אותם במערכת, דוחות שעובד כזה או אחר ביקש לפתח ובמקרה הטוב רק הוא משתמש. דינם של פיתוחים אלו, שרבים מהם "טלאי על טלאי" הוא או להיזנח באמצע הדרך, או לעלות לאוויר ללא משתמש בקצה. כך או כך מדובר על בזבוז כסף. לסעיף זה יש גם תופעת לוואי – פגיעה בביצועים. הגדרה לא נכונה של תהליכים ודוחות גורמת לאיטיות במערכת המידע.
פתרונות
- תשתיות וממשקים – כדי להיות גורם מאפשר המערכת צריכה תשתיות חזקות וממשקים רלוונטים.
אלו נושאים שהם שקופים ללקוח, אך פערים בנושאים אלו יכולים להוות גורם מגביל עד כדי מעבר למערכת אחרת: איטיות של המערכת, ניתוקים, ממשקים לאפליקציות חיצוניות ולפתרונות מובייל.
כמו כן ומאחר והטכנולוגיה לא עוצרת. תמיד כדאי לחפש מערכת ERP לעסקים קטנים ובינוניים שמשפר את המוצר בצורה פרואקטיבית, ואינה רק תוצאתי לבקשות לקוחות. - Best Practice – לא צריך להמציא את הגלגל וליפול בבורות שאחרים למדו איך לעקוף.
80% מהתהליכים בניהול שרשרת אספקה משותפים לכל הארגונים, וגם פיתוחים וחדשנות בתחום בד"כ מגיעים מארגונים גדולים וזולגים מטה. שימוש בניסיונם של אחרים יכול גם לפתור בעיה קיימת וגם למנוע מראש בעיה עתידית שעוד תגיע לפתחנו. - הנדסת מערכת ERP חזקה – בשילוב עם שני הסעיפים הקודמים, הנדסת מערכת ERP לעסקים קטנים ובינוניים תדע להתייחס לפיתוחים ושינויים שהלקוח מבקש ולבחון אותם בראיה מערכתית, ובכך למנוע את אותו מצב של "טלאי על טלאי", או פיתוחים שנותרו "על רצפת חדר העריכה".
- אפיון – בהינתן של שלושת הסעיפים הקודמים, ניתן לאפיין את המערכת כך שמצד אחד תהנה מכל העושר שיש לפתרונות הקיימים להציע, ומצד שני לתפור פתרון הלוקח בחשבון את התרבות הארגונית, היכולות הטכניות של העובדים ותוכניות הצמיחה של הארגון, מתוך הבנה שמערכת ERP לניהול שרשרת אספקה היא לא ספק אלא שותפה לדרך.
לסיכום
מערכת המידע של הארגון היא ראשית הצירים, והעובד הכי חשוב בעסק.
השקעה במערכת ERP כוללת לניהול שרשרת האספקה ושימוש נכון בדוחות ככלי תומך החלטה, מורידים למינימום מצבים של חוסר וודאות ומאפשרים להקדיש זמן לפיתוח עסקי במקום תפעול שוטף של העסק.
מניסיון רב השנים אני בהחלט ממליצה על מערכת ERP מבוססת SAP B1 של TopXR. המערכת יודעת לתת פתרונות לאתגרים שהצגתי במאמר באופן האופטימלי ביותר לעסקים בינוניים וקטנים המעוניינים לשפר את ניהול שרשרת האספקה ולייעל את השירות מול הלקוח.